Le séminaire d’entreprise fait partie des rassemblements professionnels qui animent la vie d’une société. Plus qu’un simple moment de rencontre, c’est un levier permettant aux dirigeants d’atteindre divers objectifs. Comme pour tout projet, sa mise en place ne s’improvise pas et requiert certaines dispositions pour obtenir les résultats escomptés.
Si vous ne savez pas comment vous y prendre, voici cinq étapes à suivre pour organiser un séminaire d’entreprise.
1. Choisir le type de séminaire
Pour une organisation séminaire réussie, il faut au préalable choisir le type d’événement que vous envisagez de mettre en place. Le but est de définir le thème de la rencontre selon vos objectifs et parmi les multiples possibilités qui se présentent. Il peut s’agir d’un séminaire de direction, d’intégration de nouveaux salariés, de management ou de lancement d’un projet. Vous pouvez aussi mettre en place un séminaire de récompense et de motivation afin de renforcer la cohésion d’équipe.
La liste n’est pas exhaustive, mais l’essentiel est d’adapter la thématique en fonction des raisons qui motivent son organisation. L’intérêt est de mieux orienter les participants et leur permettre d’avoir une idée sur les différents axes autour duquel le séminaire va tourner. Par ailleurs, définissez les objectifs de l’événement en vous basant sur la cible, qu’il s’agisse du personnel, des clients ou des partenaires.
2. Sélectionner le lieu de l’événement
Il est possible que l’événement se déroule dans vos locaux si vous êtes dans une optique de limiter les dépenses. Toutefois, il est conseillé de choisir un cadre extérieur, car cela favorise la déconnexion avec le lieu de travail habituel. Il faut trouver un emplacement inspirant qui fera vivre aux participants une expérience unique. Le lieu est un paramètre déterminant et donc, assurez-vous qu’il soit en adéquation avec la thématique de la cérémonie.
Pour un choix judicieux de l’emplacement, tenez compte du nombre de personnes qui assistera à l’événement et fiez-vous à la capacité d’accueil. Élaborez un plan de communication (interne et externe) afin de faire connaître le séminaire pour augmenter le nombre de participants. Vous devez communiquer sur l’évènement, envoyer les invitations et analyser les réponses pour avoir une idée sur le nombre d’invités attendus. La facilité d’accès et la présence de certaines commodités (matériels, wifi, etc.) sont aussi des éléments à prendre en compte à ce niveau.
3. Choisir la date du séminaire
Les experts en événementiel recommandent de ne pas opter pour une échéance trop proche. Autrement dit, évitez les dates qui risquent de compromettre la disponibilité des collaborateurs et ne leur laissent pas le temps de bien se préparer. Ne choisissez pas non plus des échéances symboliques qui coïncident avec les fêtes nationales, les vacances scolaires ou les week-ends de points. Vous ne devez pas empiéter sur leur emploi du temps et donc, optez pour un créneau qui arrange la majorité de votre cible.
Misez sur des dates stratégiques qui ne tombent pas non plus sur une période de forte intensité des activités de l’entreprise. En outre, n’oubliez pas d’informer chaque participant le plus tôt possible afin qu’il puisse s’organiser convenablement.
4. Établir le budget
Il s’agit d’un outil d’aide à la décision et de contrôle grâce auquel les organisateurs seront en mesure de prendre les dispositions appropriées. À cette étape, vous devez vous référer aux paramètres précédents et tenir compte des contraintes internes propres à la société. L’établissement du budget se fait sur la base du lieu sélectionné pour l’événement, du nombre de participants et de la thématique. La location de certains équipements, la durée, le traiteur et le transport sont aussi des détails à inclure dans le budget.
Il faut également s’assurer que les moyens dont l’entreprise dispose seront suffisants pour que le séminaire se déroule dans les conditions prévues. L’idéal serait de procéder de sorte à avoir un bon rapport ressource utilisée/réussite du séminaire.
5. Rédiger une feuille de route et mesurer la satisfaction
Il faut dire que cette phase garantit une bonne coordination et permet de rendre l’évènement le plus fluide possible. Elle est idéale pour que la cérémonie suive une certaine chronologie et favorise l’adhésion de tous. La feuille de route doit contenir les noms des conférenciers, les horaires des activités et des réunions, la durée des interventions. Les salles de chaque programme de même que les temps de déjeuner et de collation sont aussi à insérer sur la fiche.
À la fin du séminaire, évaluez son impact sur les participants et mesurez le degré de satisfaction. Vous pouvez préparer un questionnaire pour recueillir les avis qui vous permettront de corriger les erreurs pour les prochaines éditions.
En somme, retenez qu’un séminaire d’entreprise doit obéir aux cinq principales étapes qui ont été indiquées. Toutefois, vous pouvez confier le projet aux spécialistes en évènementiel professionnel qui garantissent une meilleure efficacité.